A ECF deverá ser conter de acordo com o artigo 2º da Instrução Normativa RFB nº 1.422/2013 todas as operações que influenciem a composição da base de cálculo e o valor devido de IRPJ e de CSLL, inclusive:

a) à recuperação do plano de contas contábil e saldos das contas, para pessoas jurídicas obrigadas a entregar a ECD relativa ao mesmo período da ECF;

b) à recuperação de saldos finais da ECF do período imediatamente anterior, quando aplicável;

c) à associação das contas do plano de contas contábil recuperado da ECD com plano de contas referencial, definido pela Coordenação-Geral de Fiscalização (Cofis), por meio de Ato Declaratório Executivo (ADE);

d) ao detalhamento dos ajustes do lucro líquido na apuração do Lucro Real, no Livro Eletrônico de Apuração do Lucro Real (e-Lalur), mediante tabela de adições e exclusões definida pela Cofis, por meio de Ato Declaratório Executivo;

A Instrução Normativa RFB nº 969/2009 trouxe a obrigatoriedade, a partir de 2010, de apresentação de declarações e demonstrativos à RFB com assinatura digital, efetivada mediante utilização de certificado digital válido, por todas as pessoas jurídicas, exceto as optantes pelo Simples Nacional.

O certificado deve ser emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), a fim de garantir a autoria, a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do documento digital.

As pessoas físicas não estão obrigadas à utilização da certificação digital.

Salienta-se que as entidades sem fins lucrativos também estão obrigadas à entrega de declarações e demonstrativos com a utilização de certificado digital válido, de acordo com a legislação pertinente a cada assunto.

De acordo com o Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Contábil Fiscal (ECF), no Registro 0930, informe os dados dos signatários da escrituração. São obrigatórias duas assinaturas: uma do contabilista e uma da pessoa jurídica.

Para a assinatura do contabilista só podem ser utilizados certificados digitais de pessoa física (e-PF ou e-CPF).

Para a assinatura da pessoa jurídica, poderá ser utilizado certificado digital válido (do tipo A1 ou A3):

O e-PJ ou e-CNPJ do estabelecimento que contenha a mesma base do CNPJ (8 primeiros caracteres);

2. O e-PF ou e-CPF do representante legal da pessoa jurídica.

3.

3.1. O e-PF ou e-CPF do procurador (outorgado) constituído diretamente no e-CAC (Centro Virtual de Atendimento), a partir do e-PJ ou e-CNPJ da pessoa jurídica (outorgante).

3.2. O e-PF ou e-CPF do procurador (outorgado) constituído nos termos da Instrução Normativa RFB nº 944/2009, por meio de procuração cadastrada no site da Receita Federal do Brasil e validada em qualquer uma de suas unidades, tendo como outorgante a pessoa jurídica.

3.3. O e-PJ ou e-CNPJ do procurador (outorgado) constituído diretamente no e-CAC (Centro Virtual de Atendimento), a partir do e-PJ ou e-CNPJ da pessoa jurídica (outorgante);

3.4. O e-PJ ou e-CNPJ do procurador (outorgado) constituído nos termos da Instrução Normativa RFB nº 944/2009, por meio de procuração cadastrada na página da Receita Federal do Brasil e validada em qualquer uma de suas unidades, tendo como outorgante a pessoa jurídica.

A assinatura digital será verificada quanto a sua existência, prazo e validade para a pessoa jurídica identificada na ECF, no início do processo de transmissão do arquivo digital.

O contador pode assinar a ECF como contador e procurador. Para assinar como procurador, é necessária a procuração eletrônica cadastrada no e-CAC.

É importante ressaltar que o serviço ECF – Escrituração Contábil Fiscal – deve estar explicitamente habilitado na procuração eletrônica. Isso não é automático, ou seja, se a empresa já possuía a procuração eletrônica, é necessário solicitar a habilitação do serviço ECF.

Para o preenchimento do Registro 0930, as duas linhas conterão os dados do contador (Nome e CPF, conforme e-CPF do contador). Uma linha será com a qualificação “Contabilista” e a outra linha será com a qualificação “Procurador”.

O arquivo da ECD não é importado para a ECF e sim recuperado. Primeiramente, deve ser criada uma ECF no próprio programa ou deve ser importado um arquivo da ECF, para, aí sim, recuperar o arquivo da ECD (recuperação de contas, saldos e mapeamento, caso tenha sido realizado na ECD). A ECD recuperada deve estar validada, assinada e transmitida.

Para as pessoas jurídicas tributadas pelo lucro presumido, imunes ou isentas obrigadas a entregar a ECD, a recuperação da ECD na ECF é obrigatória. Nesse caso, o 0010.TIP_ESC_PRE deve ser preenchido com “C”.

Para as pessoas jurídicas não obrigadas a entregar a ECD, o 0010.TIP_ESC_PRE deve ser preenchido com “L”. Nessa situação, os blocos C, E, J e K não serão preenchidos.

O programa da ECF consegue recuperar mais de um arquivo da ECD, desde que o período dos arquivos da ECD seja equivalente ao período do arquivo da ECF.

Exemplo: Arquivo da ECF – de 01/01/2015 a 31/12/2015

Arquivos da ECD:

Arquivo 1 da ECD: de 01/01/2015 a 31/03/2015
Arquivo 2 da ECD: de 01/04/2015 a 31/08/2015
Arquivo 3 da ECD: de 01/09/2015 a 31/12/2015

O programa da ECF também permite a recuperação da ECF de período imediatamente anterior transmitida. A recuperação da ECF do período imediatamente anterior é obrigatória quando:

1 – A data inicial da ECF do período atual for diferente de 01/01/2014; e
2 – O indicador de situação de início de período for igual a “0” (Regular – Início no primeiro dia do ano) ou “2” (Resultante de cisão/fusão ou remanescente de cisão ou realizou incorporação).

No momento da transmissão, o erro de não recuperação da ECF anterior ocorrerá de acordo com as seguintes regras:

1 – Verifica, quando a forma de tributação for lucro real, se existe ECF transmitida para a base do Sped de período imediatamente anterior e com o HASHCODE igual ao que foi informado no campo “Entrega ECF Retificadora”
2 – Verifica, quando a forma de tributação for lucro real e não existe ECF transmitida para a base do Sped de período imediatamente anterior, se o campo “Entrega ECF Retificadora” não está preenchido.

O bloco C não é preenchido pela empresa. O sistema preencherá o bloco C no momento da recuperação das Escriturações Contábeis Digitais (ECD). Somente poderão ser recuperadas as ECD do tipo “G”, “R”, “B” ou “S”:

G – Livro Diário (Completo sem escrituração auxiliar);
R – Livro Diário com Escrituração Resumida (Com escrituração auxiliar);
B – Livro Balancetes Diários e Balanços;
S – Escrituração da SCP Mantida pelo Sócio Ostensivo.

A seguir serão apresentadas telas vinculadas ao balanço patrimonial, ao demonstrativo de resultado, à apuração da base de cálculo e do cálculo do IRPJ e da CSLL.

Registros abordados:

Registro P100: Balanço Patrimonial
Registro P150: Demonstração do Resultado
Registro P200: Apuração da Base de Cálculo do Imposto de Renda Sobre o Lucro Presumido
Registro P300: Cálculo do Imposto de Renda Sobre o Lucro Presumido
Registro P400: Apuração da Base de Cálculo da Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido
Registro P500: Cálculo da Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido
Registro W100: Informações Sobre o Grupo Multinacional e a Entidade Declarante – Declaração País-a-País
Registro W300: Observações Adicionais – Declaração País-a-País
Registro Y540: Discriminação da Receita de Vendas dos Estabelecimentos Por Atividade Econômica
Registro Y570: Demonstrativo do Imposto de Renda e CSLL Retidos na Fonte
Registro Y600: Identificação de Sócios ou titular
Registro Y672: Outras Informações

A seguir serão apresentadas telas vinculadas ao balanço patrimonial, ao demonstrativo de resultado, à apuração da base de cálculo e do cálculo do IRPJ e da CSLL.

Registros abordados:

Registro L100: Balanço Patrimonial
Registro L200: Método de Avaliação do Estoque Final
Registro L210: Informativo da Composição de Custos
Registro L300: Demonstração do Resultado Líquido no Período Fiscal
Registro M300: Demonstração do Lucro Real
Registro M350: Lançamentos da Parte A do e-Lacs
Registro M010: Identificação da Conta na Parte B do e-Lalur e do e-Lacs
Registro M410: Lançamento na Conta da Parte B do e-Lalur e do e-Lacs sem Reflexo na Parte A
Registro M500: Controle de Saldos das Contas da Parte B do e-Lalur e do e-Lacs
Registro N500: Base de Cálculo do IRPJ Sobre o Lucro Real Após as Compensações de Prejuízos
Registro N620: Cálculo do IRPJ Mensal por Estimativa
Registro N630: Cálculo do IRPJ Com Base no Lucro Real
Registro N650: Base de Cálculo da CSLL Após as Compensações da Base de Cálculo Negativa
Registro N660: Cálculo da CSLL Mensal por Estimativa
Registro N670: Cálculo da CSLL Com Base no Lucro Real
Registro W100: Informações Sobre o Grupo Multinacional e a Entidade Declarante – Declaração País-a-País
Registro W300: Observações Adicionais – Declaração País-a-País
Registro Y540: Discriminação da Receita de Vendas dos Estabelecimentos Por Atividade Econômica
Registro Y570: Demonstrativo do Imposto de Renda e CSLL Retidos na Fonte
Registro Y600: Identificação de Sócios ou Titular (LR, LP e LA)
Registro Y671: Outras Informações (LR)
Registro Y720: Informações de Períodos Anteriores

A retificação da ECF poderá ser realizada em até 5 anos.

Se a ECF de um ano anterior for retificada, poderá ser necessário retificar as ECF dos anos posteriores, em virtude do controle de saldos da ECF.

Exemplo: Em 01/01/2018, a empresa retificou a ECF do ano-calendário 2014. Nesse caso, a empresa pode ter que retificar as ECF dos anos-calendário 2015 e 2016.

Para retificação da ECF, é necessário que o campo “Entrega ECF Retificadora” deve estar preenchido.